Objet
L’Association canadienne de l’énergie renouvelable respecte et protège la vie privée de ses employés et celle de ses membres et clients; elle met tout en œuvre pour garantir la confidentialité et la protection des renseignements au sujet des employés, des membres et des clients. L’Association ne peut que constater qu’il lui est indispensable de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels dans l’accomplissement de son mandat, ce qu’elle se doit de faire de façon appropriée et responsable et dans le respect des règles de l’éthique, et que ses employés sont appelés à recevoir des renseignements personnels ou confidentiels sur des collègues, des activités d’entreprises, des membres ou des clients.
Soucieux de respecter notre engagement en matière de protection de la vie privée, nous avons adopté la présente politique de confidentialité, qui énonce les obligations et les droits de l’Association canadienne de l’énergie renouvelable et de ses employés, membres, clients et partenaires d’affaires en ce qui concerne la protection et la confidentialité des renseignements personnels, conformément aux législations régionales et fédérales applicables.
Il incombe à chaque employé, administrateur et consultant de l’Association de prendre connaissance de cette politique de confidentialité et des engagements qu’elle prend envers ses employés, membres et clients.
Les questions et les plaintes en matière de confidentialité doivent être adressées par écrit à la direction, et contenir une explication détaillée de leur objet. Le chef de la direction examinera le dossier, puis décidera de la solution à adopter.
Application
- La politique s’applique aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par l’Association canadienne de l’énergie renouvelable, y compris ceux de ses employés, membres et clients.
- Elle s’applique à la gestion des renseignements personnels sous toutes leurs formes : verbale, électronique ou écrite.
- Renseignement personnel s’entend de tout renseignement identificatoire au sujet d’une personne ou d’un groupe de personnes, notamment le nom, la date de naissance, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, le numéro d’assurance sociale, la nationalité, le sexe, les antécédents médicaux, les données financières, les actifs, les dettes et autres passifs, les paiements, les données de crédit ou de prêt et les opinions personnelles.
- Les renseignements commerciaux sont traités et utilisés en toute confidentialité et avec la même prudence et les mêmes mesures de protection que les renseignements personnels. Les renseignements commerciaux comprennent, entre autres, les titres de fonction, les renseignements organisationnels, les numéros d’enregistrement et les données sur la situation financière.
- Le consentement est obtenu quand la personne concernée signe le formulaire de demande ou tout autre formulaire contenant des renseignements personnels, autorisant par cet acte la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements aux fins énoncées dans ce formulaire ou dans la section Utilisations autorisées de la présente politique.
- Le consentement tacite est accordé quand la personne concernée signe le formulaire de demande ou tout autre formulaire, autorisant par cet acte l’Association canadienne de l’énergie renouvelable à recueillir des renseignements auprès de tiers (banques, sociétés d’assurance, etc.) afin d’évaluer l’admissibilité d’un membre, d’un client, d’un candidat à un emploi ou d’un partenaire d’affaires.
- La politique de confidentialité n’interdit pas à l’Association de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements accessibles au public.
Utilisations autorisées
L’Association canadienne de l’énergie renouvelable recueille et utilise les renseignements personnels uniquement pour les besoins de ses activités et pour bien comprendre les besoins de ses membres et de ses clients. Elle s’engage par les présentes à n’utiliser ces renseignements personnels qu’aux fins suivantes :
- Établir et cultiver des relations d’affaires responsables et maintenir les services.
- Connaître les besoins des membres et des clients et leur offrir des services bien adaptés.
- Développer, améliorer, promouvoir et offrir les produits et services.
- Gérer et faire fructifier les activités et les affaires de l’Association canadienne de l’énergie renouvelable, notamment les questions liées au travail.
- Respecter la loi et la réglementation.
Déclaration de principes
- L’Association canadienne de l’énergie renouvelable assume l’entière responsabilité des renseignements personnels qu’elle possède ou contrôle, et elle les confie à la garde de son vice-président, Développement des affaires, finances et opérations pour toutes les questions de confidentialité et d’observance des lois sur la protection de la vie privée.
- L’Association canadienne de l’énergie renouvelable recueille des renseignements personnels directement auprès des personnes concernées. Ces personnes ont le droit de savoir de quelle façon elle utilise leurs renseignements, et cette dernière ne les utilise qu’aux fins prévues et déclarées. Si elle doit en faire toute autre utilisation, elle demande toujours le consentement de la personne concernée. Elle n’utilise pas ces renseignements sans le consentement de qui de droit.
- En aucun cas elle ne vend, ne distribue ni ne divulgue autrement des renseignements personnels ou des listes de contacts à un tiers. Il se peut toutefois que ses obligations et ses activités courantes légitimes l’obligent à divulguer de petites parties de ces renseignements, notamment dans ses rapports avec ses consultants, fournisseurs ou partenaires d’affaires, mais elle ne le fait jamais sans que ces parties se soient engagées à respecter la présente politique et à n’utiliser lesdits renseignements que dans la mesure requise par leurs obligations légitimes et leurs activités courantes.
- L’Association canadienne de l’énergie renouvelable ne conserve les renseignements personnels que pour le temps où ils demeurent nécessaires à la conduite de ses activités. Lorsqu’elle n’en a plus besoin, elle les détruit de façon sûre et sécuritaire. Toutefois, il peut y avoir des obligations légales de conserver certains renseignements personnels pour une période donnée, auquel cas la loi prévaut sur la présente politique.
- Dans la plupart des cas, les personnes qui en font la demande écrite à l’Association et lui présentent des pièces d’identité jugées satisfaisantes peuvent accéder à leurs renseignements personnels. La personne qui trouve des erreurs factuelles dans ses renseignements personnels est priée d’en aviser l’Association dès que possible afin que la situation soit corrigée. Dans le cas d’un refus d’une demande d’accès aux renseignements personnels, l’Association explique dans un avis écrit les raisons de sa décision à la personne concernée, qui peut alors la contester.
- L’Association canadienne de l’énergie renouvelable s’est engagée à protéger les renseignements personnels par des mesures de sécurité et des dispositifs physiques et électroniques adéquats. Elle conserve ces renseignements dans des documents papier et électroniques. Les documents moins récents peuvent être conservés en lieu sûr à un endroit externe si cette mesure est exigée par la loi ou par une politique de reprise après sinistre ou de continuité des activités.
- L’accès aux renseignements personnels est réservé aux employés et aux autres agents de l’Association canadienne de l’énergie renouvelable qui en ont besoin pour l’exercice de leurs fonctions et aux autres personnes légalement autorisées.
- Les systèmes et réseaux informatiques de l’Association sont protégés par des mots de passe complexes. Seules les personnes autorisées accèdent aux bases de données et systèmes protégés.
- Les dossiers ouverts sont conservés dans des classeurs fermés à clé.
- Les routeurs et serveurs connectés à Internet sont protégés par un pare-feu, et des logiciels sûrs bloquent les virus et les fouineurs.
- Les renseignements personnels ne sont jamais communiqués aux employés d’été, aux stagiaires, aux bénévoles ou aux autres travailleurs non rémunérés par courriel ni par aucun autre moyen électronique.
- L’Association canadienne de l’énergie renouvelable peut utiliser des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée dans certains cas précis, notamment dans les cas suivants :
- L’Association est tenue par la loi de divulguer des renseignements personnels pour les besoins d’une enquête concernant une infraction à une loi fédérale ou à une réglementation régionale, sous l’autorité de l’entité compétente.
- Il survient une situation d’urgence où la vie, la santé ou la sécurité de quelqu’un est en danger.
- Les renseignements en question sont destinés à une analyse ou recherche statistique interne.
- Les renseignements en question font déjà partie du domaine public.
- Leur divulgation est requise pour une enquête sur une violation de contrat.
- Sur le site Web de l’Association canadienne de l’énergie renouvelable se trouvent notre politique de confidentialité et l’énoncé de nos pratiques relatives aux renseignements personnels. La personne qui transfère des données dans ce site Web est informée concernant :
- les renseignements permettant d’identifier une personne à son sujet qui sont recueillis par le site Web ou par un site affilié;
- l’organisation qui recueille les données et l’utilisation qui en sera faite;
- les personnes à qui les données peuvent ou ne peuvent pas être communiquées;
- ses options quant à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels;
- la protection par chiffrement SSL des formulaires d’inscription ou de commande où le visiteur doit inscrire des renseignements personnels ou financiers;
- le choix donné au visiteur de refuser que ses renseignements personnels soient utilisés à l’étape de la collecte des données;
- les procédures de sécurité informatique établies qui protègent contre la destruction, la perte, le vol, l’altération ou l’utilisation non autorisée des renseignements personnels que l’Association a en sa possession ou sous son contrôle;
- les moyens d’accès dont elle dispose pour corriger toute erreur dans ses renseignements personnels;
- la possibilité que l’Association communique à ses partenaires d’affaires ou à ses annonceurs des données démographiques compilées, dont sont toujours exclus les renseignements permettant d’identifier une personne;
- le fait que ce site Web peut héberger des liens vers des sites tiers et que l’Association ne saurait être tenue responsable des pratiques tierces en matière de protection de la confidentialité;
- la pratique consistant à sauvegarder les adresses IP pour l’administration du site, le suivi de la navigation des visiteurs et la collecte de données démographiques, ces adresses IP n’étant toutefois jamais liées à des renseignements permettant d’identifier une personne.
Obligations post-emploi
Les anciens employés de l’Association canadienne de l’énergie renouvelable restent tenus de protéger les renseignements confidentiels après leur départ. Au terme de son emploi ou de son contrat ou au moment de sa mutation, le travailleur doit rendre tous les renseignements et documents confidentiels, y compris les documents électroniques, ainsi que toute l’information de tiers confiée à l’Association, et il lui est interdit de les divulguer. Cette obligation permanente de confidentialité est particulièrement importante dans le cas d’un ex-employé embauché par un concurrent de l’Association canadienne de l’énergie renouvelable.
Conclusion
Si vous avez des questions ou un problème à signaler au sujet de la présente politique, vous pouvez communiquer avec nous au 2211- 110 Ch. Didsbury, Ottawa, Ontario, K2T 0C2. L’Association canadienne de l’énergie renouvelable examinera la question et vous répondra, quel que soit l’aspect du traitement des renseignements personnels. Elle fera de son mieux pour trouver une solution satisfaisante.
