CanREA – Directeur/trice des événements

Description du poste  

Le directeur ou la directrice des événements de l’Association canadienne de l’énergie renouvelable (CanREA) est responsable : 

• de développer une stratégie et un plan pour favoriser la croissance et l’évolution des programmes de conférences et d’événements de CanREA en conformité avec les objectifs stratégiques et financiers de l’association. Ceci doit se faire en collaboration avec la haute direction; 

• de la préparation, de la planification et de la mise en œuvre de la suite de conférences et d’événements de CanREA, toujours en conformité avec les objectifs stratégiques et financiers de l’association.  

La clé du succès pour ce poste est de collaborer et interagir avec différents services et fonctions de CanREA, comme la haute direction, le développement des affaires, les communications et l’élaboration de contenu de programme, ainsi que les membres, parties prenantes et partenaires externes de CanREA. 

Responsabilités principales 

Stratégie et leadership 

• Travailler en collaboration avec la haute direction et les autres services lorsque nécessaire pour préparer une stratégie et mettre en œuvre un plan pour favoriser la croissance et l’évolution du programme des événements en conformité avec les objectifs stratégiques et financiers de CanREA. 
• Surveiller la scène et les tendances de l’industrie pour orienter la préparation d’une stratégie et d’un plan de croissance des événements ainsi que de recommandations pour leur évolution. 
• Évaluer et développer des projets visant à générer des revenus par de nouveaux événements et des recettes tirées d’événements (commandites, exposants, marketing) en collaboration avec l’équipe de gestion de l’adhésion et du développement des affaires et celle des communications. 
• Travailler en collaboration avec la haute direction pour atteindre les objectifs stratégiques de l’association et maximiser les résultats organisationnels.   
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des communications et l’équipe de gestion de l’adhésion et du développement des affaires pour contribuer à la création d’une stratégie et d’un plan de promotion et de marketing d’événements pour atteindre les objectifs de revenus, en vue d’augmenter le taux de participation et la production de revenu chaque année. 
• Prendre des décisions d’affaires responsables (notamment sur le plan financier), justifiables, défendables et conformes aux politiques et aux procédures de l’organisation. 
• Préparer régulièrement des mises à jour et donner des informations stratégiques sur les événements à la haute direction. 

Gestion financière 

• Travailler en collaboration avec la haute direction et l’équipe de gestion de l’adhésion et du développement des affaires pour atteindre les objectifs financiers en fait de revenus et de dépenses.  
• Établir et gérer le budget approuvé pour les événements confirmés : 
• Conclure les contrats pour la tarification et les services. 
• Rendre compte du budget et des dépenses pour tous les événements et recommander au besoin des mesures correctives pour atteindre les objectifs financiers. 
• Dresser et gérer la liste des dépenses globales de chaque événement. 
• Recommander une structure tarifaire relative à la participation. 
• Négocier les contrats et mener des vérifications préalables pour que CanREA obtienne les meilleurs prix.  

Préparation d’événements et planification 

• Créer un calendrier ou un horaire d’événements et un programme respectant les objectifs stratégiques et financiers de l’association. 
• Créer un plan de travail pour chaque événement, dont un échéancier pour la préparation du contenu, un plan de marketing (en collaboration avec les équipes de communications et de gestion de l’adhésion et du développement des affaires) et un plan logistique. 
• Créer et mettre en œuvre des activités de réseautage dynamique à même la série d’événements CanREA pour aider les acteurs de l’industrie à tisser des liens d’affaires authentiques. 
• Élaborer et maintenir des lignes directrices sur les meilleures pratiques pour tout événement, webinaire et activité sur Teams.  
• Collaborer avec l’équipe de gestion de l’adhésion et du développement des affaires pour présenter les avantages aux commanditaires et exposants pour chaque événement. 
• Faire des recherches sur des lieux et des fournisseurs d’événements, et conclure des contrats conformes aux politiques et procédures qui protègent les intérêts de CanREA. 
• À la demande de la direction, organiser et coordonner les réunions de l’association et les réunions en présentiel (comme les services de traiteur, réservations de salle, etc.) pour l’équipe, le conseil d’administration ou les parties prenantes au besoin. 
• À la demande de la direction, organiser et coordonner certains événements virtuels pour les membres de l’association et les parties prenantes, en collaboration avec les membres de l’équipe de CanREA au besoin.  

Élaboration et mise en œuvre du contenu de programme  

• Élaboration d’un contenu de programme convaincant et informatif pour les conférences et événements en collaboration avec l’équipe des politiques de CanREA, les acteurs du secteur et les experts, afin d’assurer que le contenu et le message :  concordent avec le mandat et les objectifs stratégiques de l’association; soient élaborés dans les temps pour que le marketing et la promotion du contenu et des événements qui s’y rapportent soient suffisants.  
• Organiser des séances de planification avec le personnel et les membres concernés pour dresser la liste des sujets et conférenciers potentiels. 
• Créer et gérer un système de soumission de résumés et d’évaluation en ligne. 
• Envoyer les invitations aux conférenciers et être la personne-ressource principale pour ceux qui sont déjà confirmés. 
• Organiser et animer les conférences téléphoniques avec les conférenciers et les animateurs avant l’événement et bien préparer les conférenciers. 
• Accompagner les animateurs et conférenciers avant et pendant l’événement en ce qui regarde leur rôle ou leur présentation. 

Réalisation des événements  

• Matériel de marketing et imprimés connexes : 
• S’occuper du contenu du programme en ligne et du matériel imprimé nécessaire à l’événement (site Web, programme d’activités, application mobile et autres canaux de communication externes).  
• Collaborer avec l’équipe du marketing et des communications pour établir le calendrier de production du matériel de promotion et de marketing pour tous les événements. 
• Gérer la production du matériel dans divers formats. 
• Auprès du personnel de l’emplacement choisi, prendre toutes les dispositions nécessaires (hébergement des participants, salle de banquet, nourriture, etc.). 
• Négocier les contrats avec les fournisseurs et mener des vérifications préalables pour s’assurer que CanREA profite des meilleurs tarifs.  
• Rendre compte du budget et des dépenses pour tous les événements et recommander au besoin des mesures correctives pour atteindre les objectifs financiers. 
• Travailler avec l’équipe de gestion de l’adhésion et du développement des affaires afin de veiller à ce que les commanditaires reçoivent les avantages promis. 
• Élaborer un plan pour l’affichage sur place et travailler avec les fournisseurs pour créer et produire les affiches requises. 
• Gestion des inscriptions : 
• Dresser et gérer le plan de sous-traitance pour la prestation des services sur place. 
• Gérer toute la logistique pendant l’événement. 

Analyse après événement 

• Élaborer et transmettre un sondage de participation aux invités après chaque événement d’envergure et analyser les résultats et les recommandations d’amélioration. 
• Tenir une rencontre d’évaluation avec l’équipe de gestion de l’adhésion et du développement des affaires et les fournisseurs pour déterminer ce qui s’est bien passé et ce qui pourrait être amélioré pour les prochains événements. 
• Produire un rapport après chaque événement d’envergure. 

Ressources humaines et leadership d’équipe 

• Créer, mener et gérer l’équipe des événements : prendre des décisions concernant les talents, gérer le rendement, le développement, les ressources la répartition du travail et la progression de carrière de manière à créer une structure qui encourage la contribution des membres du personnel. 
• Encadrer, parrainer et former et responsabiliser les employés et employées pour créer un environnement dans lequel l’équipe peut prospérer et donner le meilleur d’elle-même tous les jours. 
• Favoriser une culture d’engagement, créer et soutenir une équipe dynamique, axée sur les résultats et inclusive, qui travaille à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’organisme et qui met l’accent sur la mission et la vision de CanREA. 

Autres tâches à la demande de la haute direction   

Connaissances, compétences et aptitudes 

Compétences fondamentales pour CanREA : 

• Réceptivité : Répondre aux besoins et aux priorités du personnel, des membres et des parties prenantes, enrichir l’association en reconnaissant les besoins présents et futurs et en trouvant des solutions pour maximiser les occasions et réduire les risques. 
• Intégrité et sens de l’éthique : Être honnête et fiable, et adhérer à des normes professionnelles élevées. Être responsable et digne de confiance, et faire preuve d’intégrité et d’engagement quant à la vision, à la mission, aux valeurs, aux objectifs, et aux principes du code de conduite et de gestion des ressources humaines de l’organisation. En cas de comportement nuisant à l’organisation, le signaler ou intervenir. Avoir d’excellents principes et encourager les autres à faire de même. 
• Passion : Être énergique et enthousiaste, se dévouer envers l’organisme et croire en l’industrie. Avoir de la motivation, vouloir se réaliser et se fixer des objectifs ambitieux, et livrer d’excellents résultats. Faire preuve d’initiative, surpasser les normes d’excellence et aspirer à enrichir sans relâche l’organisation. Définir une orientation et un but pour les autres tout en insufflant une énergie, une inspiration, un enthousiasme et un dévouement contagieux, même devant les obstacles. 
• Dynamisme : Faire preuve de proactivité et accepter de prendre des initiatives et des risques; prendre des décisions difficiles rapidement; s’engager à suivre un plan d’action et assumer la responsabilité des résultats. Être capable de trouver des idées et des solutions innovatrices et créatives, d’observer les tendances et de les faire remarquer aux autres, d’intégrer des concepts de manière inédite et de profiter des forces cachées de l’organisation et de ses membres. S’adapter rapidement aux besoins et aux priorités et circonstances changeantes et rester efficace lorsque des changements majeurs touchent l’environnement de travail ou celui de l’association (facteurs économiques, politiques, culturels, technologiques, énergétiques, environnementaux, etc.). 
• Collaboration : Avoir le désir et la capacité de travailler en équipe; collaborer et respecter les opinions d’autrui; interagir avec diplomatie et tact dans le but d’établir des relations. Favoriser et entretenir l’esprit d’équipe, encourager un environnement fondé sur la communication et le partage d’information. Se concentrer sur les objectifs et l’efficacité de l’équipe et s’en soucier comme s’il s’agissait des siens. 
• Inclusion : Prendre des décisions en tenant compte des points de vue, des opinions, des priorités et des mandats de nos membres et parties prenantes concernées, tout en respectant la vision, la mission et les valeurs de l’Association. 

Compétences fonctionnelles 

• Excellentes compétences pour gérer des projets, établir des priorités et accomplir plusieurs tâches en même temps.  
• Capacité à travailler efficacement sous pression, avec très peu de supervision.   
• Esprit d’équipe et capacité à collaborer au sein d’un organisme. 
• Capacité à apprendre à utiliser les nouvelles technologies (par exemple, les plateformes d’événements virtuels, les systèmes d’inscription, etc.). 
• Excellentes aptitudes à communiquer à l’oral et à l’écrit. 
• Excellent sens des finances. 
• Grand souci du détail. 
• Bon jugement. 

Administration 

• Excellentes compétences informatiques, notamment en ce qui concerne Microsoft Word, Excel et PowerPoint. 
• Pouvoir se déplacer au Canada (5 à10 % du temps). 

Formation 

• Diplôme d’un programme (ou ensemble de cours) postsecondaire agréé en gestion d’événements, en administration des affaires (y compris la production de rapports financiers) ou en gestion de projets. 
• Une certification CMP est un atout. 

Expérience 

• Au moins sept ans d’expérience en planification de congrès et d’événements d’envergure nationale. 
• Expérience en gestion du personnel et en collaboration avec les services internes et les parties prenantes et entrepreneurs externes. 
• Expérience en création de contenu de programme en collaboration avec des experts de l’industrie. 
• Bonne connaissance du processus de demande de propositions et des procédures d’évaluation des coûts et d’approvisionnement.  
• Habitude de participer à des événements comptant des participants de l’étranger. 
• Expérience dans le secteur sans but lucratif, un atout. 
• Bonne connaissance générale de l’industrie des énergies renouvelables et du stockage d’énergie, un atout. 
• Maîtrise de l’anglais (parlé et écrit) obligatoire. 
• Maîtrise du français (parlé et écrit), un atout. 

Comment soumettre sa candidature 

Le poste restera ouvert jusqu’à ce qu’il soit pourvu. Veuillez soumettre votre candidature à : https://canadianrenewableenergyassociation.applytojob.com/apply/aj38Smeon4/Director-Of-Events  

Nous remercions tous les candidats de l’intérêt qu’ils portent à CanREA. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.

CanREA est un employeur à chances égales dont les politiques et les pratiques visent à créer un milieu de travail inclusif et accessible. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, veuillez les inclure dans votre lettre de présentation, et tous les efforts pour fournir les mesures d’adaptation appropriées seront déployés.